Vô tình, tôi đọc được một câu trong một tập binh
pháp của Trung Quốc, đại ý: "Tướng lâm trận có thể chết chỉ vì người
đóng móng ngựa". Ý câu này muốn nói, nếu coi cái móng ngựa là nhỏ và
theo đó, người đóng móng ngựa và công việc của anh ta là không quan
trọng, không đáng quan tâm thì chính người chỉ huy rất dễ bị lâm nguy
khi xung trận.
Trong thực tế, tôi cũng đã từng chứng kiến nhiều
doanh nghiệp gặp khó khăn không phải do các "chuyện lớn" gây ra (dù
rằng chúng chính là những ngòi nổ) mà do nhiều "chuyện nhỏ" đã không
được giải quyết đến nới đến chốn một cách tốt nhất.
Trong các sách viết về quản lý chuyên nghiệp của Âu
Mỹ cũng không thấy người ta phân việc thành "lớn" và "nhỏ" mà thường
phân theo mức độ "quan trọng" và "khẩn cấp". Theo đó, có thể chia việc
ra bốn loại sau (những ví dụ là theo cách chia của tôi, còn thực tế mỗi
người có cách phân loại khác nhau):
1. Quan trọng và khẩn cấp: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng...2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp...3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi..4. Không khẩn cấp và không quan trọng: Đi uống bia với bạn bè, mua một bộ veste mới, đổi điện thoại di động...
Đa phần các nhà quản lý, điều hành thường tập trung
vào loại 1. Điều này xem ra là đương nhiên nhưng nó cũng chính là
nguyên nhân khiến cho giới doanh nhân mắc rất nhiều bệnh, ảnh hưởng
trực tiếp tới sức khỏe và tính mạng (stress, huyết áp cao, trầm uất,
tiểu đường...) và cả cuộc sống tình cảm gia đình do thiếu thời gian,
thiếu chu đáo hoặc lơ đãng.
Đó là lý do vào khoảng năm 1996-1997, nhà tâm lý học
S. Covey đã đưa ra một lời khuyên (đúng hơn là một nguyên lý) mà ngày
nay đã được cộng đồng doanh nghiệp quốc tế công nhận và truyền bá một
cách rộng rãi qua cuốn Bảy thói quen của những người thành đạt. Nguyên
lý này nghe qua khá đơn giản: nhà quản lý hãy tập trung vào công việc
loại 2.
Chúng ta đang sống trong một thế giới luôn biến đổi
với tốc độ cao chưa từng thấy mà một nhà kinh tế học từng nói rằng "vấn
đề sống còn của một doanh nghiệp là đối phó với sự thay đổi". Vấn đề
của các nhà quản lý là cần phải nhận thức được sự biến đổi trong chính
doanh nghiệp của mình. Nói nôm na là phải biết "lo xa" bởi không khéo
sẽ có "họa gần".
Nhưng lo là lo thế nào? Có lẽ là lo sao đừng để
những việc loại 2, 3 hoặc 4 thường xuyên chuyển thành loại 1 khiến ta
luôn phải quay cuồng, tất bật mà vẫn không giải quyết ổn thỏa. Các
triệu phú, tỉ phú ở một số nước phát triển có một điểm chung là không
gây cho ta cảm giác là họ luôn bận rộn; ngược lại họ có vẻ rất chậm rãi
và bình thản nhưng họ luôn điều hành công việc với hiệu quả cao.
Các nhà nghiên cứu đã tổng kết được một điều là
những người thành đạt như vậy, nói chung là đều tập trung vào những
công việc loại 2 - quan trọng nhưng không khẩn cấp. Họ luôn biết quan
tâm tới sức khỏe của mình, họ tránh uống nhiều rượu, họ luôn quan tâm
tới quan hệ với từng nhân viên sao cho công bằng, thích đáng, họ biết
cách làm thỏa mãn những khách hàng nhỏ nhất nhưng cũng biết từ chối
những hợp đồng lớn nếu xét thấy không thể thực hiện tốt, họ không tự ý
vi phạm hoặc tùy tiện sửa đổi những quy chế do chính họ đặt ra cho
doanh nghiệp và bản thân dù họ hoàn toàn có quyền làm vậy.
Chính nhờ nguyên lý này mà họ ít phải đối đầu với
các loại việc "khẩn và quan trọng". Họ biết cách tối thiểu hóa số lượng
loại việc này.
Còn ở Việt Nam thì sao? Có thể thấy vấn đề ngay từ
phòng bảo vệ, phòng tiếp tân. Khi được góp ý, mấy ông bạn doanh nhân
của tôi thường có hai loại thái độ: coi người góp ý là một người quá
khó tính hay để ý chuyện vặt hoặc viện lý do "bận quá, hôm nào rỗi rãi
tôi sẽ chấn chỉnh lại"...
Và khi khách hàng bất mãn với cách đón tiếp, chăm
sóc của mấy nhân viên kia phản ánh lên và dọa sẽ "cắt" thì họ tuyên bố
sẽ sa thải mấy nhân viên đó để làm đẹp lòng khách hàng... Đây là ví dụ
rất cụ thể của việc để những chuyện "quan trọng nhưng không khẩn cấp"
biến thành "khẩn cấp và quan trọng".
Không tôn trọng nguyên tắc "quan trọng và không khẩn
cấp" còn dễ đưa người ta vào trạng thái phân đôi khá tai hại: khi đi
làm chỉ tập trung vào việc khẩn cấp và quan trọng; hết giờ làm (hoặc
xong việc) lập tức quay ngay sang việc loại 4 "không khẩn cũng chẳng
quan trọng" như nhậu nhẹt xả láng...
Nguồn:
Thời báo Kinh tế Sài gòn
No comments:
Post a Comment