How to Use Parkinson’s Law to Your Advantage

Work expands to fill the time available for its completion. If you’re into productivity, you’ll know this proverb as Parkinson’s Law. This interesting statement was made by Cyril Northcote Parkinson, the famous British historian and author, in 1955 – first appearing as the opening line in an article for The Economist and later becoming the focus of one of Parkinson’s books, Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress.

Parkinson was qualified to make such a statement, having worked in the British Civil Service, seeing first hand how bureaucracy ticks. Bureaucracy itself is a by-product of our culture, thanks to the limiting belief that working harder is somehow better than working smarter and faster.

Parkinson’s Law – work expands to fill the time available for its completion – means that if you give yourself a week to complete a two hour task, then (psychologically speaking) the task will increase in complexity and become more daunting so as to fill that week. It may not even fill the extra time with more work, but just stress and tension about having to get it done. By assigning the right amount of time to a task, we gain back more time and the task will reduce in complexity to its natural state.

I once read a response to Parkinson’s Law insinuating that if it were an accurate observation, one would be able to assign a time limit of one minute to a task and the task would become simple enough to complete within that minute. But Parkinson’s Law is exactly that – an observation, not some voodoo magic. It works because people give tasks longer than they really need, sometimes because they want some ‘leg room’ or buffer, but usually because they have an inflated idea of how long the task takes to complete. People don’t become fully aware of how quickly some tasks can be completed until they test this principle.

Most employees who defy the unwritten rule of “work harder, not smarter” know that, despite the greater return on investment for the company, it’s not always appreciated. That’s related to the idea that the longer something takes to complete, the better quality it must inherently be. Thankfully, the increasing trend of telecommuted employment is changing this for those lucky early adopters, but only because employers have no idea what you’re doing with all that spare time!

Let’s look at a few ways you can apply Parkinson’s Law to your life, get your to-do list checked off quicker and spend less of the work day filling in time just to look busy. This is relevant whether you work in an office or at home, since “work harder, not smarter” is a cultural idea that many individuals fall prey to even when nobody’s supervising their work.

Running Against the Clock
Make a list of your tasks, and divide them up by the amount of time it takes to complete them. Then give yourself half that time to complete each task. You have to see making the time limit as crucial. Treat it like any other deadline. Part of reversing what we’ve been indoctrinated with (work harder, not smarter) is to see the deadlines you set for yourself as unbreakable – just like the deadlines your boss or clients set.

Use that human, instinctual longing for competition that fuels such industries as sports and gaming to make this work for you. You have to win against the clock; strive to beat it as if it were your opponent, without taking shortcuts and producing low-quality output. This is particularly helpful if you’re having trouble taking your own deadlines seriously.

At first, this will be partially an exercise in determining how accurate your time projections for tasks are. Some may be spot on to begin with, and some may be inflated. Those that are spot on may be the ones that you are unable to beat the clock with when you halve the time allotment, so experiment with longer times. Don’t jump straight back to the original time allotment because there may be an optimum period in between.

If you work at a computer, a digital timer is going to be very useful when you start doing this. It’ll also save you a bit of time, because a timer allows you to see at a glance how much longer you have. Using your clock involves some addition and subtraction! There are free utilities available for OS X, Linux, and Windows.

Crush the Cockroaches of the Productivity World
Look for those little time-fillers, like email and feed reading, that you might usually think take ten or twenty (or even, god forbid, thirty!) minutes. These are the “cockroaches” of the productivity world – little pests that do nothing but make your life a pain in the backside, pains that you can’t seem to get rid no matter how much you run around the house with a shoe or bug spray.

Instead of doing the leisurely 20-30 minute morning email check, give yourself five minutes. If you’re up for a challenge, go one better and give yourself two minutes. Don’t give these tasks any more attention until you’ve completed everything on your to-do list that day, at which point you can indulge in some email reading, social networking and feed reading to your heart’s content. Not that I recommend you spend all your spare time that way!

These are tasks where 10% of what you do is important and 90% is absolutely useless. This forces you to tend to the important tasks – feeds you need to read in order to improve in your work (for instance, if you’re a web designer who needs to be read up on new practices), and emails that are actually high-priority. Experiment with how far you can take this. Make your criteria for what makes an email important, really strict and the penalties harsh! That means using the Delete button, by the way – I’m not advocating violence against your colleagues.

You can experiment with Parkinson’s Law and squashing your deadlines down to the bare minimum in many areas of your life. Just be conscious of the line between ‘bare minimum’ and ‘not enough time’ – what you’re aiming for is a job well done in less time, not a disaster that’s going to lose you employment or clients.

Source: http://www.lifehack.org/articles/productivity/how-to-use-parkinsons-law-to-your-advantage.html

Vicious circle vs. Virtuous circle

Vicious circle

A self-perpetuating process which returns to its starting point with no improvement from when it was begun.

Example:

"... we keep on putting up prices, raising wages so that people can pay the prices, raising prices again because people can better afford to pay them."

Vicious circle in Macroeconomics

Vicious circle in Management

Virtuous circle

The converse to 'vicious circle' is 'virtuous circle', referring to a process of positive feedback. 

Prices will then come down to a point that may not hamper the natural progress of trade, which ought in this country to be healthy for years to come.

We might even be able to replace what has been termed the vicious circle with the virtuous circle.

Economic growth can be seen as a virtuous circle. It might start with an exogenous factor like technological innovation. As people get familiar with the new technology, there could be learning curve effects and economies of scale. This could lead to reduced costs and improved production efficiencies. In a competitive market structure, this will probably result in lower average prices. As prices decrease, consumption could increase and aggregate output also. Increased levels of output leads to more learning and scale effects and a new cycle starts. However, pollution, natural resource depletion and other externalities associated with uncontrolled economic growth can turn the virtuous cycle into a vicious cycle

Virtuous circle in Macroeconomics

Virtuous circle in Management

Outcomes vs Outputs: Why it's important to understand the difference?

For the more pedantic among us, the difference between Outputs and Outcomes is significant and important.  At Ad Esse, we spend much of our time helping clients to focus on the outcomes they are trying to achieve.  We also help them to identify their business processes, which inevitably means clarifying both inputs and outputs.

If you think you know the difference, or just want to remind yourself about why it might be important, read on…

Let’s start with some definitions.

Processes deliver OUTPUTS.  In other words, what pops out of the end of a process is an output.

Process Example	Output
Recruit Staff	Newly appointed people
Process Mortgage Applications	A Mortgage Offer Letter (or decline letter, if unsuccessful)
Prepare a Meal	A Meal

As you can see, Outputs can usually be seen, felt, or moved about.  If you can get your hands on it, it’s probably an output from some process.  If you were running a Project, you’d probably call it a Deliverable.

Now, the important thing is, Outputs are only produced (or should only be produced) because there is a customer of the process who wants them.  In our example processes above, the three customers are: the Line Manager who has a vacancy to fill, the person who wants a new mortgage and the person who wants the meal.

Customers usually have expectations about both the process and the output (how they get what they want, and what they actually get).  That’s where Outcomes fit in.

An OUTCOME is a level of performance, or achievement.   It may be associated with the process, or the output.  Outcomes imply quantification of performance.

Our newly appointed people may be: 

-          too late for the line manager (Timeliness)

-          capable, or incapable of performing their role (Competence vs. Requirements)

-          too many, or too few (Quantity)

Our Mortgage Offer Letter may be:

-          correct, or full of errors (Accuracy)

-          easy to understand by the customer, or full of jargon ( Customer Perception of Clarity)

-          what the customer wanted to see, or not (Customer Satisfaction)

Our Meal might be:

-          too hot, or too cold (Temperature)

-          too much to eat (Quantity)

-          tasty, or disgusting (Customer Perception)

Because it’s about performance levels, you can’t get your hands on an Outcome!  But, you can draw it on a graph.

You can express Outcomes, quantitatively, on a Line Graph, showing how performance changes, over time.  And, if you’re really serious about continuous improvement, you’ll also be showing target performance levels and relevant benchmark comparators on your trend graphs.

 Is it that simple?

At one level, it is that simple.  Unfortunately, the relationship between processes, outputs and outcomes can be difficult to untangle.  Often, there will be a many-to-one relationship between processes and any particular outcome.

Take Staff Satisfaction.  A desired organisational objective might be to achieve an improved level of Staff Satisfaction (outcome).  There is no single process that causes Staff Satisfaction.  It is the result of multiple processes and their associated outputs. These processes would include staff development, appraisal, reward and recognition etc.  So their is no single process that delivers an Output called a Satisfied Employee.

Another example.  Many Local Authorities have the (very laudable) objective to develop a thriving local economy (Outcome).  Again, there are many processes, with their outputs that impact on that outcome and the level of achievement.  The processes might include those to attract inward investment, or providing start-up funds to entrepreneurs.  A thriving local economy is an Outcome, not an Output.  Incidentally, it may not be an easy to measure outcome once you get the economists and statisticians involved!

So What?

Why do you need to know the difference?

Well, if you are trying to improve your organisation’s performance, you need to be able to describe the Outcomes you want to achieve (or have to achieve if a Stakeholder such as the Government is driving you).  You need to be able to express these quantitatively, so you can track progress over time.  Then, you can decide which of your organisation’s processes will impact on each Outcome.  At that point, you will know what the Outputs are, that also impact on the Outcome.

Say, one an organisation makes Widgets.  And, one of their desired Outcomes is happy Customers (measured by their Customer Satisfaction Index).  They also want to make a profit on the widgets that they sell.  Three of their key processes are widget-making, widget-distribution and customer billing.  In order to achieve the two Outcomes these processes must:

-          produce widgets that are right first time (cost efficiency contributes to profitability)

-          produce widgets that meet the customer’s specification (quality contributes to customer satisfaction)

-          deliver widgets undamaged and on-time (both contribute to customer satisfaction)

-          issue accurate invoices (contributes to customer satisfaction)

-          collect cash from customers by the due date (contributes to profitability)

So, by starting with desired organisational outcomes, you can make clear linkages to key processes.  For each of those processes, you can then decide what its contribution must be towards the organisational outcomes.  Hey presto, high-level business objectives deployed down into real processes, operated by real people.

It works the other way round, too.  For those organisations who know that they want to work on improving their processes; the question to ask is what are the Outcomes that the process is trying to achieve.  Then, improve the performance of the process and its outputs accordingly.

Ian Seath 

Director, Improvement Skills Consulting Ltd.

www.improvement-skills.co.uk

Sources:
http://www.performance-measurement.net/news-detail.asp?nID=221
 

Câu chuyện về Rùa & Thỏ của CEO Coca Cola!

Đây là một câu chuyện có vẻ quen thuộc với chúng ta nhưng được mở rộng bởi CEO (Chief Executives Officer) của Coca Cola như sau:

Ngày xửa ngày xưa, có một con rùa và một con thỏ cãi nhau xem ai nhanh hơn. Chúng quyết định giải quyết việc tranh luận bằng một cuộc thi chạy đua. Chúng đồng ý lộ trình và bắt đầu cuộc đua. Thỏ xuất phát nhanh như bắn và chạy thụt mạng một hồi, và sau khi thấy rằng đã bỏ khá xa bạn rùa, thỏ nghĩ nó nên nghỉ mệt dưới một tán cây bên đường và thư giãn trước khi tiếp tục cuộc đua. Thỏ ngồi dưới bóng cây và nhanh chóng ngủ thiếp đi. Rùa từ từ vượt qua thỏ và sớm kết thúc đường đua, dành chiến thắng. Thỏ giựt mình tỉnh giấc và nhận ra rằng nó đã bị thua.

Bài học của câu chuyện trên là: chậm và ổn định đã chiến thắng cuộc đua.

Nhưng cuộc sống không quá đơn giản như thế, câu chuyện được tiếp tục phát triển thêm:

Thỏ vô cùng thất vọng vì để thua và nó cố suy nghĩ. Nó nhận ra rằng nó đã thua chỉ vì quá tự tin, bất cẩn và thiếu kỷ luật. Nếu nó không xem mọi thứ quá dễ dàng và chắc thắng, thì rùa không thể nào có cửa hạ được nó. Vì thế, nó quyết định thách thức một cuộc đua mới. Rùa đồng ý. Lần này, thỏ chạy với tất cả sức lực của nó và chạy suốt một mạch về đích. Nó bỏ xa rùa đến mấy dặm đường.

Thế, bài học của câu chuyện này?: nhanh và vững chắc sẽ chiến thắng cái chậm và ổn định. Nếu có 2 người trong công ty của bạn: một người chậm, nguyên tắc và đáng tin cậy; một người khác nhanh và vẫn đáng tin cậy ở những việc anh ta làm. Người nhanh và đáng tin cậy chắc chắn sẽ được thăng chức nhanh hơn. Chậm và chắc là điều tốt, nhưng nhanh và tin cậy là điều tốt hơn. Nhưng câu chuyện cũng không dừng lại ớ đây. Rùa đã suy ngẫm kết quả và nhận ra rằng: nó không có cách nào thắng được thỏ trên đường đua vừa rồi. Nó suy nghĩ thêm một tí nữa và rồi thách thỏ một cuộc đua khác, nhưng có một chút thay đổi về đường đua.

Thỏ đồng ý. Họ bắt đầu cuộc đua. Như đã tự hứa với lòng mình là phải luôn nhanh, thỏ bắt đầu chạy và chạy với tốc độ cao nhất cho đến bên bờ sông. Vạch đích đến lại còn đến 2 Km nữa ở bên kia sông! Thỏ dành ngồi xuống và tự hỏi không biết làm sao đây. Trong lúc đó, rùa đã đến nơi, lội xuống sông và bơi qua bờ bên kia, tiếp tục chạy và kết thúc đường đua. Ý nghĩa từ câu chuyện này?. Trước tiên, cần phải xác định ưu thế của mình, và sau đó là biết chọn sân chơi phù hợp.

Câu chuyện vẫn chưa dừng lại.

Đến đây, thỏ và rùa đã trở thành đôi bạn thân thiết và họ cùng nhau suy ngẫm. Cả hai nhận ra rằng cuộc đua sau cùng có lẽ sẽ có kết quả tốt hơn. Vì thế, chúng quyết định tổ chức một cuộc đua cuối cùng, nhưng chúng sẽ cùng chạy chung một đội. Cuộc đua bắt đầu, thỏ cõng rùa chạy đến bên bờ sông, rùa lội xuống sông và cõng thỏ bơi qua bên kia bờ sông. Lên đến bờ, thỏ lại cõng rùa đưa cả hai cùng về đích. Và chúng cùng nhận ra rằng đã về đích sớm hơn rất nhiều so với các lần đua trước.

Bài học của câu chuyện này là gì? Thật tuyệt vời nếu mỗi người đều thông minh và đều có ưu điểm riêng, nhưng trừ khi các bạn cùng làm việc với nhau trong một đội và cùng chia xẻ, cống hiến ưu thế của từng người, bạn sẽ không bao giờ thực hiện công việc được hoàn hảo bởi vì luôn luôn có những trường hợp bạn không thể làm tốt hơn người khác. Điều quan trọng của làm việc theo nhóm là phải chọn được người trưởng nhóm trong từng trường hợp cụ thể. Phải chọn được người có ưu thế về lĩnh vực mà họ làm trưởng nhóm.

Còn nhiều bài học nữa từ câu chuyện này. Lưu ý rằng cả thỏ và rùa đều không hề đầu hàng hay nản chí sau thất bại. Thỏ quyết tâm làm việc hăng hơn và cố gắng nhiều hơn sau khi phải thất bại cay đắng. Rùa phải thay đổi chiến lược vì nó đã cố gắng làm việc hết sức. Trong cuộc sống, khi phải chịu đựng, đối mặt với thất bại, có thể đó cũng là thời điểm thích hợp để cố gắng hơn và nỗ lực nhiều hơn nữa, nhưng đôi khi cũng cần phải thay đổi chiến lược và thử tìm kiếm giải pháp khác. Và đôi khi phải làm cả hai.

Thỏ và rùa cũng đã học thêm một bài học để đời khác: thay vì chúng chống đối (hay cạnh tranh) với nhau, chúng bắt đầu tìm cách giải quyết tình huống, và chúng đã cùng nhau làm tốt hơn rất nhiều. Khi Roberto Goizueta đảm nhận vị trí CEO của Coca Cola vào những năm 1980, ông đã phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt với Pepsi. Nhân viên của ông ta đang tập trung vào cạnh tranh với Pepsi và cố gắng tăng thị phần từng 0.1%. Goizueta quyết định không cạnh tranh với Pepsi mà thay vào đó là tìm cách chiếm thị phần. Ông ta hỏi các nhân viên và biết rằng trung bình mỗi ngày, mỗi người Mỹ uống các loại nước là 14 ounces (đơn vị đo lường của Mỹ), trong đó thì Coke chỉ có 2 ounces/ngày/người. Rõ ràng việc cạnh tranh không chỉ là Pepsi mà còn là nước, trà, cà phê, sữa và các loại nước trái cây.

Mọi người sẽ dễ dàng tìm thấy Coke bất kể khi nào họ cần uống. Coke quyết định đầu tư các máy bán coca cola tự động ở khắp các góc đường. Doanh thu tăng nhảy vọt và cho đến nay thì Pepsi vẫn không thể nào theo kịp. 

Kết luận: câu chuyện ngụ ngôn thỏ và rùa đã dạy cho chúng ta khá nhiều bài học lý thú. Ý tưởng quan trọng nhất là “nhanh và vững chắc” sẽ luôn đánh bại “chậm và ổn định”; làm việc với những ưu điểm của bạn, đầu tư nhiều tài nguyên và làm việc theo nhóm sẽ luôn chiến thắng bất cứ một cá nhân nào; không bao giờ đầu hàng hay nản chí sau thất bại. Và cuối cùng, phải tìm giải pháp cho mọi tình huống, không chống lại cuộc chiến. 

Sự thành công bắt đầu từ xác định mục tiêu

Pi-xai là hòn ngọc trong sa mạc phía Tây Xa-ha-ra, hàng năm có hàng vạn du khách đến đây du lịch. Trước khi được Kent Lait-vin phát hiện, nơi đây là vùng đất bị khép kín và lạc hậu. Người ở đây không ai đi ra được khỏi sa mạc, nghe nói không phải họ không muốn đi để thoát khỏi nơi nghèo khổ này mà họ đã thử đi nhiều lần nhưng vẫn không đi được.

Kent Lait-vin dĩ nhiên không tin vào cách nói này, ông ra hiệu bằng tay để hỏi những người dân địa phương về nguyên nhân không đi được. Kết quả mọi người đều trả lời giống nhau : Từ nơi đây dù đi về hướng nào cuối cùng đều vẫn quay về nơi xuất phát. Người Pi-xai tại sao đi không thoát? Kent Lait-vin vô cùng buồn bực. Sau đó ông thuê một người Pi-xai để anh ta dẫn đường xem kết quả sẽ như thế nào. Ông mang theo đủ nước dùng đủ cho nửa tháng, hai con lạc đà cùng cái la bàn và một cây gậy gỗ.

Mười ngày trôi qua họ đi khoảng 800 dặm Anh. Đến sáng ngày thứ 11 quả nhiên họ lại về đến Pi-xai. Lần này thì Kent Lait-vin hiểu rõ người Pi xai căn bản không đi ra khỏi sa mạc được là do họ không nhận ra sao bắc đẩu.

Trong sa mạc mênh mông nếu một người chỉ dựa vào cảm giác để đi, họ sẽ đi theo nhiều vòng tròn nhỏ, cuối cùng dấu chân dường như là một cây thước cuộn. Thôn Pi-xai nằm trong sa mạc mênh mông trong phạm vi hàng ngàn cây số vuông không có vật gì để làm chuẩn, nếu không nhận ra sao bắc đẩu, mà lại không có la bàn, thì khó lòng mà đi ra khỏi sa mạc được.

Khi Kent Lait-vin rời khỏi Pi-xai ông mang theo chàng trai A-cut, người dẫn đường lần trước đã hợp tác với ông. Ông bảo anh ta rằng chỉ cần ban ngày anh nghỉ ngơi, tối đến anh đi theo ngôi sao phía bắc thì anh có thể ra khỏi sa mạc. A-cut làm đúng theo lời chỉ dẩn, quả thật 3 ngày sau anh ra khỏi sa mạc. A-cut trở thành người mở lối ở Pi-xai, dân chúng đúc tượng đồng của anh đặt giữa trung tâm thành phố, ở bệ pho tượng khắc dòng chữ : “Cuộc sống mới bắt đầu từ sự lựa chọn phương hướng ”.
Một con người dù bao nhiêu tuổi, nếu trong cuộc đời chưa bắt đầu từ cái ngày xác định mục tiêu, thì những ngày trước đó, chẳng qua chỉ lần quẩn trong vòng tròn đó mà thôi. Để mưu cầu được sinh tồn, để đạt tới thành công, chúng ta phải xây dựng kỷ cương trong hỗn loạn, tìm ra được bước đi thích hợp, xác định được mục tiêu. Nếu không có mục tiêu thì cả cuộc đời chỉ biết đi đi lại lại và không bao giờ đến được mục đích. Giống như không khí cần cho cuộc sống con người, mục tiêu vô cùng cần thiết cho sự thành công.

Xác định mục tiêu phải coi trọng bốn nhân tố: 
- Một là phải nghĩ mình muốn gì (mục đích)
- Hai là phải nghĩ mình có thể làm được gì (khả năng, năng lực)
- Ba là phải thống nhất giữa nguyện vọng và năng lực.
- Bốn là phải vứt bỏ mọi dục vọng tham lam như muốn biết tất cả, muốn đạt tất cả, muốn có tất cả (có nghĩa là: một con người không bao giờ biết được tất cả, đạt được tất cả và có được tất cả trong cùng một lúc được mà chúng ta phải thu thập kiến thức từ từ (từng giờ, từng ngày một) mới nâng cao được năng lực của bản thân: để phù hợp với mục đích của mình,…).

Trích từ "100 câu triết lý về cuộc đời" - NXB Lao động – Xã hội

Personality Ethics vs Character Ethics

Earlier everyone gave importance to character ethics. But after the recent trend and globalization the focus is shifted to personality ethics. What is the difference between these two? The main difference, is in personality ethics we give more importance to appearance and outward behavior. Not concerned about the inner mind. But in the case of character ethics we are trained to behave from our inner mind. But people who are in favor of character ethics says, we may show we are perfect and we can do everything, but our inner mind knows we are empty and not capable to do. So they say we should first learn to change our habit and way of approach. We should be hundred percent confident that we know what we are going to do. In personality ethics we are asked to be hundred percent confident, but we may not prepare to reach the goal. But sometimes the personality ethics may give wonders to some people.

In personality ethics we are taught to smile even if it is not there, i.e. we are forced to make a fake smile to please others, a plastic smile. But in character ethics we are taught to smile from our inner heart.

No one is sure which one to follow. One thing we have to be sure, follow anyone, will get confused if we mix them up. Can choose anyone of it.

We are free to choose either of them, but I prefer the right smile and right ethics, which I believe is right for me.

Source: http://blogabn.blogspot.com/2009/02/personality-ethics-vs-character-ethics.html